par Dans ses travaux sur les équipes virtuelles, Ralf Friedrich a identifié onze processus qu’une équipe virtuelle doit pratiquer. Le niveau de performance d’une équipe virtuelle dépend du niveau de l’implémentation de ces processus.
Voici la liste des processus :
- Faire connaissance : Ce processus consiste à organiser les relations entre les membres de l’équipe. Le résultat est une culture de l’équipe virtuelle plus ou moins bien développée. Il s’agit d’un processus utilisé au début de la vie de l’équipe mais il peut aussi intervenir à chaque fois l’équipe change de composition.
- Définition des règles : Ici on détermine quelles sont règles qui gouvernent la vie de l’équipe virtuelle. Une sortie de ce processus bien connu est la charte de l’équipe où l’équipe formalise ensemble les règles.
- Définition des objectifs : L’équipe doit définir ensemble leurs objectifs et s’engager dessus.
- Management des activités : Ce processus distribue et surveille les tâches données à l’équipe virtuelle.
- Donner et recevoir des feed-back : Dans une équipe virtuelle où il y a peu de communication verbale, il est important qu’un processus de feed-back soit organisé. La façon dont est organisé ce processus donne au leader la possibilité de surveiller plus ou moins efficacement l’avancement des travaux de l’équipe. Il s’agit d’un système qui nous donne des signes d’alerte en cas de problème.
- Prise de décision : La question centrale ici est de définir comment sont prises les décisions au sein de l’équipe virtuelle. Pour cela, il faut déterminer les règles de prise de décision qui dépendent aussi de facteurs interculturels comme la répartition de l’équipe sur les différents sites.
- Management des réunions : Organiser des réunions avec une équipe virtuelle n’est pas une chose facile (déjà quand tout le monde est sur place …). Ce processus définit comment les réunions d’équipes sont organisées. Un facteur important est le choix des outils de collaboration virtuels.
- Management de l’information : Ce processus définit comment l’information est gérée au sein de l’équipe virtuelle. L’objectif est d’avoir une diffusion efficace de l’information dans l’équipe ce qui aura un impact positif sur la performance.
- Reconnaissance : Ce processus doit donner une réponse à la question comment l’équipe encourage un comportement positif et à l’inverse décourage un comportement négatif.
- La dissolution de l’équipe : Très proche de la dernière phase du modèle de Tuckman il s’agit de « bien » dissoudre l’équipe. Ici on fait un bilan de l’activité de l’équipe. Quelles sont les leçons apprises ? Comment va-t-on « se fêter » ?
Il est vrai que ces processus existent aussi dans la vie d’une équipe qui est sur place. Mais le respect et la façon dont sont mis en place ces processus devient encore plus déterminant pour le succès d’une équipe virtuelle.
Voyez-vous d’autres processus ?
Dans les prochains billets je vous parlerai des différents processus et des bonnes pratiques à utiliser.
